règlement intérieur

Chapitre I - Dispositions générales

Article 1 - Base

Le présent règlement d'ordre intérieur exécute les dispositions du décret du 26 mai 2009 portant création de la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone au sens de l'article 5 de ce décret.

Article 2 - Définitions
Pour l'application du présent règlement intérieur, on entend par :

1er décret : le décret du 26 mai 2009 portant création de la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone (M.B. du 07.10.2009), modifié en dernier lieu par le décret du 15 octobre 2018 (M.B. du 16.11.2018) ;

2. médiateur : personne désignée comme médiateur en application de l'article 6 du décret ;

3. service de médiation : service dans lequel travaillent le médiateur et les personnes ou membres du personnel qu'il a délégués ;

4. plaignant : conformément à l'article 16 du décret, toute personne physique, toute personne morale ou toute association n'ayant pas la personnalité juridique qui introduit des plaintes auprès du service de médiation ;

5. membre du personnel : le membre du personnel statutaire, l'aspirant au statut de fonctionnaire et le personnel engagé sous contrat de travail par une autorité administrative, une autorité administrative locale ou un organisme ayant une mission d'intérêt public en Communauté germanophone ;

6. plainte : description écrite ou en personne d'actes officiels, d'omissions ou de méthodes de travail qui, selon le plaignant, ne sont pas légaux, adaptés, appropriés, corrects ou équitables ;

7. notifications : Notifications au sens de l'article 3 §3 du décret ;

8. autorité publique : Autorité administrative au sens de l'article 2, paragraphe 1, point 1, du décret ou autorité administrative locale au sens de l'article 2, paragraphe 2, point 2, du décret ;

9) organisme : organisme au sens de l'article 2, paragraphe 1, point 3, du décret ;

10ème Parlement : le Parlement de la Communauté germanophone ;

11) législation linguistique : les dispositions prévues à l'article 2, paragraphe 1, point 4, du décret ;

12) 'règlement général sur la protection des données' : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

Article 3 - Fonctionnement
Le service fourni par le service de médiation est objectif, indépendant et impartial et, conformément à l'article 22 du décret, gratuit pour le plaignant. Le plaignant a droit à un traitement discret de sa plainte et à la protection de ses données. Le service de médiation respecte son secret professionnel, sans préjudice des dispositions de l'article 20 du décret.

Chapitre II - Examen d'une plainte

Article 4 - Dépôt d'une plainte

§1 - Indépendamment de sa nationalité, de son lieu de résidence et de son siège social, toute personne physique, toute personne morale ou toute association n'ayant pas la personnalité juridique qui justifie d'un intérêt peut introduire une réclamation auprès du Service de médiation conformément à l'article 16 du décret. La réclamation d'une personne morale ou d'une association n'ayant pas la personnalité juridique est introduite par une personne physique dûment mandatée.

§2 - Les réclamations sont introduites par écrit ou en personne, en langue allemande ou française, conformément à l'article 15, paragraphe 1, du décret.

§3 - Une plainte contient les éléments suivants :

1) le prénom et le nom du plaignant (ou le nom de la personne morale ou de l'association n'ayant pas la personnalité juridique), son adresse complète (ou l'adresse du siège de la personne morale ou l'adresse de contact de l'association n'ayant pas la personnalité juridique), le cas échéant son numéro de téléphone ou tout autre moyen de communication (numéro de télécopie, adresse électronique, etc.) ;

2. le cas échéant, l'identité et la qualité du mandataire qui représente le plaignant ;

3. l'objet de la plainte clairement indiqué, en précisant la chronologie des événements ;

4. la description des démarches entreprises par le plaignant auprès de l'autorité ou/et de l'organisme concerné en vue d'obtenir satisfaction. Par 'démarches', on entend tout contact préalable et utile pris par le plaignant ;

5. des copies des documents nécessaires à la compréhension de la plainte.

§4 - Conformément à l'article 20, §2, alinéa 2, du décret, le plaignant informe le Service de médiation lorsque le motif de la plainte fait l'objet d'une procédure d'opposition administrative ou judiciaire.

§5 - La plainte écrite peut être adressée au service de médiation :
- par courrier à l'adresse suivante : Place du Parlement 1 à 4700 Eupen ;
- par fax au numéro suivant : 0032 87 31 84 01 ;
- par courrier électronique à l'adresse suivante : beschwerde@dg-ombudsdienst.be ;
- via le formulaire de plainte électronique mis à disposition sur le site www.dg-ombudsdienst.be.

§6 - La plainte écrite doit être signée par le plaignant ou son représentant autorisé. Le plaignant ou son représentant autorisé signe également un formulaire par lequel il confirme qu'il traitera de manière confidentielle les informations intermédiaires qu'il reçoit du service de médiation.

§7 - Le plaignant peut déposer sa plainte en personne au siège du service de médiation (Place du Parlement 1 à 4700 Eupen). Les rendez-vous sont pris sur rendez-vous via un numéro de téléphone gratuit (0800 987 59). La plainte présentée en personne est mise par écrit. Elle doit être datée et signée par le plaignant ou son représentant.

Si le plaignant a des difficultés à s'exprimer dans l'une des langues mentionnées à l'article 15, paragraphe 1, alinéa 3, du décret, il peut être accompagné par une personne de confiance ou représenté par un agent. Le service du Médiateur est autorisé à communiquer avec le plaignant dans une autre langue comprise par ce dernier ou à recourir à l'assistance d'un interprète ou d'un service de traduction sociale.

Titre 5 - Accusé de réception
Le service de médiation envoie un accusé de réception au plaignant au plus tard cinq jours ouvrables après la réception d'une plainte écrite. L'accusé de réception contient les informations prévues à l'article 13 du RGPD. Dans le cas d'une plainte présentée en personne, le service de médiation remet l'accusé de réception contenant les informations obligatoires relatives à la protection des données. Si le service de médiation constate qu'une réclamation visée à l'article 4 §3 n'est pas complète, il invite le plaignant à l'informer des éléments manquants. Si le plaignant ne répond pas dans un délai de trois mois, le service de médiation rejette la plainte.

Article 6 - Recevabilité d'une plainte

§1 - Le Service de médiation examine la recevabilité d'une réclamation selon les conditions de recevabilité énumérées à l'article 15 du décret.

§2 - Conformément à l'article 15, alinéa 1, du décret, le Service de médiation déclare une réclamation irrecevable lorsque : - le Service de médiation n'est pas compétent ; - la réclamation n'a pas été introduite par écrit ou en personne ; - la réclamation n'a pas été introduite en langue allemande ou française ; - l'identité du plaignant n'est pas connue. Conformément à l'article 15, paragraphe 2, du décret, le service de médiation peut refuser de traiter une réclamation si : - elle est manifestement infondée, par exemple si elle ne contient aucune demande concrète ou aucun lien de sens apparent, si elle est totalement absconse, exclusivement injurieuse ou diffamatoire ; - le plaignant n'a pas engagé de procédure de recours existante ni entrepris de démarches auprès de l'autorité administrative, de l'autorité administrative locale ou de l'organisme chargé d'une mission d'intérêt public de la Communauté germanophone concernée en vue d'obtenir satisfaction ; - elle est en substance identique à une plainte que le service de médiation a déjà rejetée, dans la mesure où il n'y a pas de nouveaux faits ; - elle se rapporte à des faits remontant à plus d'un an avant l'introduction de la plainte, à l'exception d'une plainte faisant l'objet d'une procédure administrative ou judiciaire. Toutefois, si le plaignant apporte la preuve qu'il n'a pas cessé d'entreprendre des démarches auprès de l'autorité ou de l'organe concerné depuis le fonctionnement ou l'acte officiel incriminé, ou que l'autorité ou l'organe est lui-même responsable du dépassement de ce délai d'un an, le service de médiation peut déclarer la plainte recevable ; - elle porte sur des questions de personnel du service administratif dans lequel le plaignant est employé, à l'exception d'une plainte formulée dans le cadre de l'article 3, §3, du décret. Toutefois, si le réclamant apporte la preuve qu'aucun autre service ne le soutient dans sa demande, le Service de médiation peut déclarer la réclamation recevable.

En outre, le service de médiation peut refuser de traiter une plainte si :
- la demande porte uniquement sur la fourniture d'informations ;
- la plainte contient des motifs pour lesquels il existe déjà une position claire du service de médiation, qui a été rendue publique et qui n'a pas changé ; cette position doit être communiquée au plaignant.

§3 - Le service du Médiateur informe le plaignant de sa décision de déclarer la plainte recevable et de la traiter ou de refuser de la traiter dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la plainte. En outre, conformément à l'article 17 §1(3) du décret, le service du Médiateur informe l'autorité ou l'organe concerné de la plainte dont il fait l'objet.

§4 - Lorsque le Service de médiation constate que la réclamation visée à l'article 3, §1, point 2, du décret ne relève pas de sa compétence, il transmet la réclamation aux instances compétentes dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de sa réception.

§5 - Les réclamations que le Service de médiation n'accepte pas en vertu de l'article 15, alinéa 2, point 2, du décret sont transmises sans délai et au plus tard dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la réclamation à l'autorité ou à l'organisme concerné, à condition que la réclamation ait été introduite par écrit ou en personne. Le plaignant reçoit une copie de la transmission.

Article 7 - Examen de la plainte

§1 - Conformément à l'article 18 du décret, le bureau du Médiateur examine le fonctionnement ou l'action officielle de l'autorité ou de l'organe concerné. Ce faisant, elle est guidée par les principes de bonne administration.

§2 - Le service du Médiateur peut invoquer les obligations de coopération décrites à l'article 19 du décret et interroger le personnel des autorités et organismes dans le cadre de sa mission. Les autorités et institutions disposent d'un délai de 20 jours ouvrables pour répondre à ces questions par écrit ou oralement. Si le délai fixé par le service du Médiateur apparaît trop court pour que l'autorité puisse donner une réponse complète, elle donne une réponse provisoire dans le délai fixé, en indiquant les raisons du caractère incomplet et provisoire de la réponse et le délai dans lequel elle donnera une réponse complète. Sauf en cas de raisons particulières, ce délai ne peut excéder 20 jours ouvrables.

§3 - Pendant le traitement de la plainte par le service du Médiateur, le plaignant lui-même, ainsi que toute autre personne, s'abstiennent de tout type d'intervention auprès de l'autorité ou de l'organe concerné qui n'a pas été convenu au préalable avec le service du Médiateur.

Article 8 - Information sur l'état d'avancement du traitement
Conformément à l'article 17 §2 du décret, le service du Médiateur informe régulièrement le plaignant des mesures prises à la suite de sa plainte.

Article 9 - Suspension de la procédure d'examen
Conformément à l'article 20 §2 du décret, le Service du Médiateur suspend la procédure d'examen si le motif du recours fait l'objet d'une procédure de recours administratif ou judiciaire. Toutefois, selon l'article 20 §3 du décret, le service du Médiateur peut poursuivre la procédure d'examen dans la mesure où les actes administratifs ou les faits font l'objet d'un recours en annulation devant le Conseil d'Etat. Le Service du Médiateur informe immédiatement le plaignant et l'autorité ou l'organe concerné lorsqu'une procédure d'examen est suspendue.

Article 10 - Traitement des infractions disciplinaires et des infractions pénales
Si, dans le cadre de ses fonctions, le service du Médiateur établit des faits constituant ou laissant supposer une infraction disciplinaire, il en informe les autorités et organes compétents. Si une infraction pénale est constatée, le Service du Médiateur en informe le Procureur du Roi conformément à l'article 29 du Code de procédure pénale.

Article 11 - Coopération avec d'autres services d'ombudsman
Le bureau du Médiateur coopère avec d'autres bureaux du Médiateur dans la mesure où cela peut contribuer à rendre ses enquêtes plus efficaces et à mieux protéger les intérêts et les droits des personnes physiques ou morales.

Article 12 - Résultat de l'audit
Une fois l'examen d'une plainte terminé, le service du Médiateur communique sans délai ses conclusions au plaignant et à l'autorité ou l'organe concerné. Ces conclusions doivent être motivées. Lorsque la procédure d'examen est suspendue conformément à l'article 9, le service du Médiateur peut fournir au plaignant et à l'autorité ou l'organe un rapport partiel sur son examen dans la mesure où ses informations sont suffisantes au moment de la suspension de la procédure d'examen. Le cas échéant, le service du Médiateur formule, en plus de ses conclusions, une proposition de médiation au plaignant et à l'autorité ou l'organe concerné. Si, après la médiation visée au paragraphe 3, aucun accord n'est trouvé entre le plaignant et l'autorité ou l'organe concerné, le service du Médiateur peut formuler des recommandations à l'autorité ou à l'organe concerné conformément à l'article 21 du décret. Dans ce cas, le Service du Médiateur informe le ministre compétent ou l'organe de contrôle compétent de ces recommandations.

Chapitre III - Conduite des enquêtes

Article 13 - Conduite des enquêtes
Conformément à l'article 3 §1 point 3 du décret, le Service du Médiateur mène, à la demande de la Présidence, des enquêtes sur le fonctionnement et les actes officiels des autorités administratives désignées par celle-ci, des autorités administratives locales et des organismes mandatés dans l'intérêt public de la Communauté germanophone. La décision de la Présidence mentionne l'autorité ou l'institution auprès de laquelle les enquêtes doivent être effectuées, l'objet et la portée des enquêtes ainsi que les questions auxquelles il faut répondre dans le cadre de l'enquête. Le Service du Médiateur informe l'autorité ou l'organisme de la décision du Bureau de mener des enquêtes. Les enquêtes visées au paragraphe 1 doivent être achevées dans un délai de vingt semaines civiles à compter de l'adoption de la décision du Bureau, à moins que le Bureau n'ait fixé un délai différent. La durée des enquêtes peut être prolongée de quatre semaines civiles au maximum, à condition que la nécessité de cette prolongation puisse être dûment justifiée. Le Bureau du Médiateur informe le Bureau du résultat de l'enquête sous la forme d'un rapport écrit. S'il n'a pas été possible de terminer l'enquête dans le délai prévu au paragraphe 4, le bureau du médiateur établit un rapport intermédiaire.

Chapitre IV - Plaintes concernant la législation linguistique

Article 14 - Traitement des plaintes concernant la législation linguistique

Conformément à l'article 3, §2 du décret, le Service de médiation accompagne les plaintes contre les autorités et les organismes soumis à la législation linguistique en :

1. über Rechte und Beschwerdemöglichkeiten bei Verstößen gegen die Sprachengesetzgebung aufklärt;

2. Beschwerden sammelt, an die zuständigen Instanzen weiterleitet und deren Wer- degang verfolgt;

3. mit den zuständigen Kontroll- und Beschwerdeinstanzen kooperiert.

Der Ombudsdienst schließt in diesem Sinne ein Zusammenarbeitsabkommen mit der Ständigen Kommission für Sprachenkontrolle ab.

Conformément à l'article 3 §2(1)(2) du décret, en cas d'avis positif de la Commission permanente de contrôle linguistique ou en cas d'engagement de correction par l'Autorité, le Service de médiation assure le suivi de la mise en oeuvre de l'avis ou de l'engagement. Tant que cet avis ou engagement n'a pas été mis en oeuvre par l'Autorité, le dossier reste en observation.

§2 - Ausnahmsweise und auf ausdrücklichen Wunsch des Beschwerdeführers kann sich der Ombudsdienst verpflichten, die Anonymität des Beschwerdeführers gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung während des gesamten Prüfungsverfahrens zu wahren.

Chapitre V - Plaintes concernant les communications électroniques par les autorités publiques

Article 15 - Plaintes concernant les communications électroniques par les autorités publiques
Conformément à l'article 3 §2.1 du décret, le service de médiation examine les plaintes au titre du décret du 15 octobre 2018 relatif aux communications électroniques individuelles et publiques des autorités du territoire germanophone contre : 1. les notifications ou demandes reçues dans le cadre du mécanisme de retour d'information visé à l'article 23, paragraphe 3, point 2, du même décret ; 2. l'évaluation, conformément à l'article 21 du même décret, de la mesure dans laquelle le respect des exigences d'accessibilité entraîne une charge disproportionnée. Les exigences prévues au chapitre II du présent règlement intérieur 'Examen d'une plainte' sont applicables aux plaintes prévues au paragraphe 1.

Chapitre VI - Messages

Article 16 - Vérification des notifications

§1 - Conformément à l'article 3 §3 du décret, le service du médiateur examine les rapports des membres du personnel des autorités publiques qui, dans l'exercice de leurs fonctions, ont eu connaissance d'abus, d'irrégularités, d'irrégularités ou d'infractions pénales au sein de l'autorité publique dans laquelle ils travaillent et estiment que : - le rapport n'a fait l'objet d'aucun suivi ou d'un suivi inadéquat auprès de son supérieur hiérarchique dans un délai de trente jours ; - ils font l'objet d'une procédure disciplinaire ou d'une autre sanction publique ou non publique à la suite du rapport.

Chapitre VII - Confidentialité, respect de la vie privée et protection des données

Article 17 - Confidentialité
Conformément à l'article 19 §3 du décret, les personnes liées par un secret de fonction, de profession ou d'entreprise sont déliées de leur obligation de secret dans le cadre de l'enquête menée par le service du Médiateur. L'obligation de secret continue à s'appliquer aux informations protégées par le secret médical ou dont les personnes ont eu connaissance en leur qualité de confidents nécessaires. Le Service du Médiateur veille à ce qu'aucune référence à l'identité des personnes dont les noms lui ont été communiqués ne figure dans les documents publiés sous son contrôle.

Article 18 - Respect de la vie privée

§1 - Um ihre Privatsphäre zu respektieren, gibt der Ombudsdienst in den Berichten, die er dem Parlament und den Gemeinderäten in Anwendung von Artikel 23 des Dekrets übermittelt, die Identität der Beschwerdeführer und der Personalmitglieder der betreffenden Behörde oder Einrichtung nicht an.

Article 19 - Protection des données
Le Service du Médiateur veille au respect du Règlement général sur la protection des données.

Chapitre VIII - Personnel et équipement

Article 20 - Personnel et équipement
Le service du Médiateur peut conclure un contrat de service de commis avec des personnes physiques ou morales pour l'accomplissement de ses tâches. Dès que les employés du service du Médiateur commencent leur travail, ils prêtent serment entre les mains du Médiateur d'exercer leurs fonctions de manière impartiale et confidentielle. Le Service du Médiateur a conclu un accord de coopération avec l'administration du Parlement de la Communauté germanophone en ce qui concerne le soutien organisationnel et administratif de son travail.

Chapitre IX - Entrée en vigueur du règlement intérieur

Art. 21 - Inkrafttreten der Geschäftsordnung
Vorliegende Geschäftsordnung tritt nach ihrer Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt in Kraft.