VOORWAARDEN VOOR BESCHERMING

Wanneer wordt een handelen of nalaten als inbreuk beschouwd?

Een handeling of nalatigheid wordt als een inbreuk beschouwd als zij onwettig is en betrekking heeft op een specifiek gebied (zie link 'Op welke gebieden kunnen aankondigingen worden gedaan?'). Handelingen of nalatigheden worden ook als inbreuken beschouwd als het gaat om misbruiken die in formele zin niet onwettig lijken, maar die onverenigbaar zijn met het doel of de strekking van de wetgeving. Verdenking is voldoende, maar moet gegrond zijn. Informatie die reeds volledig publiekelijk beschikbaar is of die ongegronde speculatie of geruchten betreft, wordt niet als inbreuk beschouwd. Inbreuken kunnen ook inbreuken zijn die zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden. Pogingen om dergelijke inbreuken te verbergen kunnen ook worden gemeld.

De klokkenluider

Een klokkenluider is iemand die een misstand meldt, meestal voordat er mogelijke negatieve gevolgen optreden. In een figuurlijk beeld, blaast hij op een fluitje ('to blow the whistle'). Het kan een van de volgende personen zijn: Werknemers, zelfstandigen, aandeelhouders van een onderneming, personen die deel uitmaken van het leidinggevend of toezichthoudend orgaan, leden van deze onderneming, vrijwilligers, betaalde of onbetaalde stagiairs, personen die werken onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers, personen van wie de arbeidsverhouding sindsdien is beëindigd; personen die zich in een aanwervingsprocedure bevinden of informatie hebben verkregen over schendingen in precontractuele procedures.

Wanneer is een klokkenluider beschermd?

Om aanspraak te kunnen maken op bescherming onder het decreet van 21 februari 2022 'tot instelling van diverse instrumenten voor informatie- en klachtenbeheer in de Duitstalige Gemeenschap' moet aan verschillende voorwaarden worden voldaan
- De klokkenluider moet voldoende reden hebben om te geloven dat de gemelde informatie over schendingen waar was op het moment van de melding;
- De informatie moet betrekking hebben op de volgende autoriteiten en organisaties: zie Faciliteiten & Autoriteiten
- De informatie moet betrekking hebben op de volgende sectoren: zie gebieden
- De organisatie of autoriteit moet de overtreding niet adequaat hebben beoordeeld of onderzocht of geen passende corrigerende maatregelen hebben genomen;
- Er moet een nauw verband zijn tussen de melding en de directe of indirecte vergelding waarvan de klokkenluider het slachtoffer is geworden;
- Deze informatie moet gemeld zijn aan de autoriteit zelf of aan de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap.

Geldt de bescherming alleen voor de klokkenluider?

Naast de klokkenluider is de bescherming ook van toepassing op de tussenpersoon, op bepaalde derden en op bepaalde rechtspersonen. De tussenpersoon is een natuurlijke persoon die de klokkenluider vertrouwelijk bijstaat in het meldingsproces. Bepaalde derden zijn personen, zoals collega's en verwanten, die met de klokkenluider in verband worden gebracht en in een professionele context aan represailles zouden kunnen worden onderworpen. De bescherming geldt ook voor rechtspersonen die eigendom zijn van de klokkenluider of voor wie de klokkenluider werkt of met wie de klokkenluider op een andere manier beroepsmatig verbonden is. Personen die anoniem informatie over schendingen hebben gemeld of onthuld, maar vervolgens zijn geïdentificeerd en represailles hebben ondergaan, hebben ook recht op bescherming. Zij genieten ook bescherming indien zij, als gevolg van de bekendmaking, redelijke gronden hebben om aan te nemen dat er een onmiddellijk of duidelijk gevaar bestaat voor het openbaar belang of een risico van onomkeerbare schade (zoals aan de fysieke integriteit van een persoon). Personen die informatie over inbreuken voor het eerst aan de bevoegde autoriteiten van de Europese Unie hebben gemeld, genieten dezelfde bescherming. Al deze personen vallen onder de categorie van 'beschermde personen'.

Op welke autoriteit of instelling moet de kennisgeving betrekking hebben?

Om de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap in staat te stellen actie te ondernemen, moet de melding van een overtreding betrekking hebben op één van de volgende autoriteiten of instellingen:
a) een administrative autoriteit van de Duitstalige Gemeenschap, het Parlament of de Regering van de Duitstalige Gemeenschap;
b) een publiekrechtelijke instelling die afhankelijk is van de Duitstalige Gemeenschap
c) een gemeente, een Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn en andere lokale besturen en intercommunales van de Duitstalige Gemeenschap, met uitzondering van de meergemeentelijke politiezones en bijstandszones
d) elke organisatie, ongeacht haar aard en rechtsvorm, die enerzijds is opgericht om taken van algemeen belang te vervullen, die anderzijds rechtspersoonlijkheid bezit en waarvan de activiteiten worden gefinancierd door of onder toezicht staan van de hierboven onder a) tot en met c) bedoelde autoriteiten en instanties, of waarvan het bestuurlijk, beleidsbepalend of toezichthoudend orgaan in meerderheid bestaat uit door deze autoriteiten of instanties benoemde leden;
e) de vereniging die door één of meer van de onder a), b), c) of d) genoemde administraties is opgericht.

Op welke gebieden kan advies worden gegeven?

Stelt richtsnoeren vast voor de aanpak van overheidsopdrachten, milieubescherming, volksgezondheid, consumentenbescherming, privacy en bescherming van persoonsgegevens, en netwerk- en informatiesystemenbeveiliging. Voorts kan het volgende worden gemeld: Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad, inbreuken op de regels van de interne markt van de EU, inbreuken op de regels van de Unie inzake mededinging en staatssteun, inbreuken op de regels van de interne markt in verband met handelingen die in strijd zijn met de regels inzake vennootschapsbelasting, inbreuken in verband met overeenkomsten die ertoe strekken een belastingvoordeel te verkrijgen dat in strijd is met het voorwerp of het doel van het toepasselijke recht inzake vennootschapsbelasting. Het volgende is uitgesloten: Referenties inzake nationale veiligheid, gerubriceerde gegevens in de zin van de wet van 11 december 1998 betreffende de rubricering en de veiligheidsmachtigingen, certificaten en adviezen, gerechtelijke en medische beroepsgeheimen, gerechtelijke adviesgeheimen, strafprocesrecht. Verwijzingen naar andere gebieden kunnen door de Ombudsman Dienst onderzocht worden binnen het kader van haar algemene bevoegdheid.

Wat zijn represailles in termen van klokkenluidersbescherming?

Represailles zijn directe of indirecte handelingen of nalatigheden in een professionele context die het gevolg zijn van een interne melding aan de betrokken autoriteit of instelling zelf, aan de ombudsdienst of in een openbaarmaking, en die de klokkenluider een ongerechtvaardigd nadeel berokkenen.

CONTACTGEGEVENS

Waar kan ik aangifte doen van een inbreuk?

U kunt een schending melden via het interne meldingskanaal van de betrokken autoriteit of instelling of rechtstreeks aan de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap. Interne rapportage is de beste manier om informatie onder de aandacht te brengen van degenen die kunnen bijdragen tot de vroegtijdige en doeltreffende preventie van bedreigingen van het openbaar belang. Individuele personen dienen rechtstreeks contact op te nemen met de Ombudsdienst indien het personeelslid dat uiteindelijk verantwoordelijk is, betrokken is bij de inbreuk, er een risico bestaat dat de inbreuk verborgen wordt gehouden of dat bewijsmateriaal met betrekking tot de inbreuk wordt onderdrukt of vernietigd. In geval van inbreuken op het recht van de Unie kunnen klokkenluiders zich ook rechtstreeks tot de externe kanalen van de Europese Unie wenden (OLFA en het Europees openbaar ministerie).

Hoe kunt u uw tip vertrouwelijk naar de Ombudsvrouw sturen?

De manier waarop u uw informatie doorgeeft aan de ombudsdienst wordt een rapporteringskanaal genoemd. De meldingskanalen van de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap zijn zo ontworpen, opgezet en worden zo geëxploiteerd dat de vertrouwelijkheid van uw identiteit als klokkenluider en van in de melding genoemde derden wordt gehandhaafd en dat wordt voorkomen dat onbevoegden er toegang toe krijgen.

- via internet: https://www.dg-ombudsdienst.be/nl/melding_indienen.htm
- per e-mail: beschwerde@dg-ombudsdienst.be (het is het beste om een privé e-mailadres als afzender te gebruiken).
- per brief: Ombudsfrau, Platz des Parlaments 1, 4700 Eupen, (zonder uw naam en adres op de envelop te schrijven)
- per telefoon: 0800 98759 (telefoongesprekken worden niet opgenomen, telefoonberichten worden gewist nadat ze zijn genoteerd)
- persoonlijk op afspraak.

Telefonisch of persoonlijk gemaakte opmerkingen worden volledig en nauwkeurig genoteerd in de vorm van een transcriptie van het interview en ter goedkeuring of correctie aan de betrokkene voorgelegd.

PROCEDURELE REGELS

Wat gebeurt er na het indienen van de kennisgeving?

Telefonisch of persoonlijk verstrekte informatie wordt volledig en nauwkeurig opgeschreven in de vorm van een verslag van het gesprek en ter goedkeuring of correctie aan de betrokkene voorgelegd.
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding ontvangt de klokkenluider een bevestiging van zijn of haar indiening - tenzij de klokkenluider uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
Indien de ombudsdienst niet verantwoordelijk is voor het onderzoeken van het verslag, zal hij het, na overleg met de klokkenluider, doorsturen naar het gepaste meldingskanaal.
Als de Ombudsdienst vindt dat de gerapporteerde informatie te onnauwkeurig is of dat er nog bijkomende informatie ontbreekt, verzoekt hij de klokkenluider om hem deze informatie zo snel mogelijk te bezorgen.
De ombudsdienst onderzoekt dan het verslag.

In welke gevallen kan de Ombudsdienst een onderzoek vervroegd afsluiten?

In twee gevallen is het de Ombudsman Dienst toegestaan om het onderzoek vroegtijdig af te sluiten: Indien uit het onderzoek blijkt dat de gemelde inbreuk duidelijk van ondergeschikt belang is (bv. in het geval van een inbreuk op aanvullende bepalingen, zoals bepalingen inzake documentatie- en meldingsverplichtingen). Of indien het een herhaalde kennisgeving betreft waarvoor, in vergelijking met een vorige kennisgeving, de procedure op een vangnet is afgewerkt en er geen nieuwe relevante informatie beschikbaar is. In deze gevallen informeert de ombudsdienst de klokkenluider over de redenen.

Binnen welke termijn moet de ombudsdienst een verslag onderzoeken?

De Ombudsman Dienst heeft drie maanden om de informatie over de inbreuk te onderzoeken. Wegens de aard en complexiteit van het onderwerp van het verslag, kan de Ombudsman Dienst de tijdslimiet verlengen met nog eens drie maanden tot een totaal van zes maanden. Wanneer de Ombudsdienst talrijke verslagen ontvangt, geeft hij voorrang aan verslagen over ernstige inbreuken of inbreuken op essentiële bepalingen. De Ombudsdienst houdt een register bij van het aantal ontvangen verslagen, het aantal onderzoeken en gerechtelijke procedures die naar aanleiding van de verslagen werden ingesteld, en de resultaten ervan. Voor zover vastgesteld, worden in het register ook het geraamde financiële verlies en de ingevorderde bedragen naar aanleiding van onderzoeken en gerechtelijke procedures met betrekking tot de gemelde inbreuken vermeld.

Wanneer wordt feedback gegeven en wat is de inhoud ervan?

Drie maanden na het indienen van de melding of het verzenden van de ontvangstbevestiging ontvangt de klokkenluider feedback. In de feedback informeert de ombudsdienst de klokkenluider over de geplande of genomen vervolgmaatregelen en de redenen voor de vervolgmaatregelen.

VERTROUWELIJKHEIDSREGELS

Uw tip wordt vertrouwelijk behandeld!

De geheimhoudingsregeling voor kennisgevingen en in het bijzonder voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens krachtens de Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing;

Kunt u aansprakelijk worden gesteld vanwege uw fooi?

Als klokkenluider geniet u de bijzondere bescherming van artikel 33 van de 'VERORDENING BETREFFENDE DE INSTELLING VAN DIVERSE INSTRUMENTEN VOOR INFORMATIEMAATSCHAPPIJ EN KLACHTENBEHEER IN DE DUITSE GEMEENSCHAP' van 21 FEBRUARI 2022. U kunt niet aansprakelijk worden gesteld voor schending van de vertrouwelijkheid indien de melding of bekendmaking van de informatie noodzakelijk was om een inbreuk aan het licht te brengen. Voorwaarde is wel dat het verkrijgen van of de toegang tot de gemelde of openbaar gemaakte informatie op zich geen afzonderlijk strafbaar feit vormt. Het mag echter geen betrekking hebben op verslagen op de volgende gebieden: bescherming van de nationale veiligheid, bescherming van gerubriceerde gegevens, bescherming van de juridische en medische beroepen, geheimhouding van de rechterlijke macht en strafprocesrecht. In dat geval is de disclaimer niet van toepassing.

In welke uitzonderlijke gevallen kan de identiteit van de klokkenluider bekend worden gemaakt?

De identiteit van de klokkenluider kan slechts in twee gevallen worden bekendgemaakt: (1) indien hij of zij uitdrukkelijk instemt met de bekendmaking van zijn of haar identiteit of (2) indien er sprake is van een noodzakelijke en evenredige verplichting in het kader van het onderzoek door de Ombudsdienst of van gerechtelijke procedures, in het bijzonder met het oog op de vrijwaring van de rechten van de verdediging van de betrokkenen. De betrokkenen zijn degenen die zijn aangewezen als daders van de inbreuk of personen die banden hebben met de aangewezen persoon. In dat geval wordt de klokkenluider vooraf in kennis gesteld van de bekendmaking van zijn identiteit, tenzij die informatie het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. In dat geval zal de Ombudsdienst hem een schriftelijke uitleg verschaffen van de redenen voor de openbaarmaking.

AARD VAN DE FOLLOW-UP MAATREGELEN

Wat wordt bedoeld met follow-up?

Follow-up is elke actie die door de ombudsdienst wordt ondernomen: de geldigheid van de beweringen in het verslag nagaan, bijkomende informatie vragen, indien nodig maatregelen nemen tegen een inbreuk, intern onderzoek, bevoegde autoriteiten (zoals wetshandhavingsinstanties, autoriteiten die fondsen kunnen terugvorderen) erbij betrekken en ervoor zorgen dat deze andere autoriteit follow-up maatregelen neemt, ondersteunende maatregelen nemen en de zaak sluiten.

RECHTSMIDDELEN / PROCEDURES TER BESCHERMING TEGEN REPRESAILLES / ADVIES AAN POTENTIËLE KLOKKENLUIDERS

Welke steunmaatregelen kunnen beschermde personen verwachten?

Beschermd zijn de klokkenluiders, hun tussenpersonen, derden (zoals familieleden of collega's van de klokkenluider) en rechtspersonen van de klokkenluiders (zie Is de bescherming alleen van toepassing op de klokkenluider?).
Klokkenluiders, tussenpersonen, alsook familieleden en collega's van de klokkenluider of zijn wettelijke entiteiten hebben recht op het volgende
a) Informatie en advies;
b) daadwerkelijke bijstand bij de bescherming tegen represailles door het Bureau van de Ombudsman dat contact opneemt met de autoriteiten die betrokken zijn bij de bescherming tegen represailles en dat toezicht houdt op hun vooruitgang;
c) Rechtsbijstand van de federale staat in strafzaken en grensoverschrijdende civiele procedures, juridisch advies en andere rechtsbijstand (zoals volledige vergoeding van de geleden schade, het recht op een eerlijk proces, het vermoeden van onschuld en de rechten van de verdediging, waaronder het recht op toegang tot het dossier en het recht om te worden gehoord;
(d) de bescherming van hun identiteit gedurende de procedure.

Welke informatie en advies kunnen (potentiële) klokkenluiders krijgen?

De ombudsdienst verstrekt informatie over de rechten van de betrokken personen, over rechtsmiddelen en procedures tegen represailles. Mensen kunnen ook informatie en advies krijgen als zij alleen overwegen een klokkenluider te melden.
Vragen als: 'Valt de gemelde informatie onder de toepasselijke bepalingen ter bescherming van klokkenluiders?', 'Wat is het meest geschikte kanaal voor melding?' en 'Welke alternatieve procedures zullen worden gevolgd als de informatie niet onder de toepasselijke bepalingen valt? ' worden beantwoord. De informatie en het advies zijn volledig, onafhankelijk en gratis.

Wilt u eerst advies voordat u een melding doet?

Dit is mogelijk. U zult informatie ontvangen over garanties inzake vertrouwelijkheid, over rechtsmiddelen en over procedures ter bescherming tegen represailles.

Welke vorm van repressaille tegen een klokkenluider is verboden?

Het is de autoriteiten verboden enige vorm van volgende represaille te nemen tegen een klokkenluider, met inbegrip van dreigingen met represailles en pogingen tot represailles:
1. schorsing, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. demotie of weigering van promotie;
3. overplaatsing van functie, verandering van arbeidsplaats, salarisverlaging, verandering van werkuren;
4. weigering om deel te nemen aan verdere opleiding;
5. negatieve prestatiebeoordeling of afgifte van een slechte referentie;
6. Tuchtrechtelijke maatregelen, berisping of andere sancties, met inbegrip van financiële sancties;
7. dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8. discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9) het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in omstandigheden waarin de werknemer redelijkerwijs mocht verwachten dat hem een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10. niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;
11. het beschadigen en schaden van de reputatie, met name in de sociale media, of het veroorzaken van financieel verlies, met inbegrip van het verlies van contracten of inkomsten;
12. het op een zwarte lijst plaatsen van de klokkenluider op basis van een informele of formele sectorale of bedrijfstakspecifieke overeenkomst, met als gevolg dat de klokkenluider geen werk meer kan vinden in de sector of bedrijfstak;
13. Voortijdige beëindiging of annulering van een contract voor goederen of diensten;
14. intrekking van een vergunning of machtiging;
15. psychiatrische of medische verwijzingen.