Welke normen van behoorlijk bestuur hanteert de Ombudsvrouw?
De Ombudsman verwijst naar 15 normen van goed bestuur. De lijst van normen en hun definitie zullen waarschijnlijk in de loop van de tijd evolueren. Zij worden bekeken in het licht van wijzigingen in de jurisprudentie, maar vooral van ontwikkelingen in de samenleving, die tot uiting komen in de klachten die bij de Ombudsman worden ingediend.
Correcte toepassing van de wet
De administratie handelt in overeenstemming met de normen van de wet en de verordeningen van algemene en abstracte strekking en met inachtneming van de fundamentele rechten van personen. Indien de regel niet duidelijk is, zorgt de administratie ervoor dat deze wordt toegepast in een zin die strookt met de geest van de wet of in de zin die gewoonlijk in de jurisprudentie en de rechtsleer wordt erkend. De administratie is ook verplicht zich te houden aan haar eigen administratieve circulaires en instructies, mits deze niet in strijd zijn met de bepalingen van de wet en de verordeningen.
De administratie handelt in overeenstemming met de normen van de wet en de verordeningen van algemene en abstracte strekking en met inachtneming van de fundamentele rechten van personen. Indien de regel niet duidelijk is, zorgt de administratie ervoor dat deze wordt toegepast in een zin die strookt met de geest van de wet of in de zin die gewoonlijk in de jurisprudentie en de rechtsleer wordt erkend. De administratie is ook verplicht zich te houden aan haar eigen administratieve circulaires en instructies, mits deze niet in strijd zijn met de bepalingen van de wet en de verordeningen.
Afdoende motivering
Iedere bestuurshandeling moet worden gedragen door motieven die zowel in rechte als in feite aanvaardbaar en redelijk moeten zijn. De burger moet begrijpen waarom hij een bepaalde beslissing krijgt. Dit houdt in dat de motivering in de hem betekende beslissing zelf moet staan. De motiveringsplicht gaat echter verder dan de louter formele motivering en legt de nadruk op de kwaliteit van de motivering. Een goed gemotiveerde beslissing is een beslissing die de burger kan begrijpen. Het gebruik van standaardformules of te algemene formuleringen is bijgevolg ontoereikend. Een bondige motivering volstaat echter indien ze duidelijk is en op maat van de burger.
Iedere bestuurshandeling moet worden gedragen door motieven die zowel in rechte als in feite aanvaardbaar en redelijk moeten zijn. De burger moet begrijpen waarom hij een bepaalde beslissing krijgt. Dit houdt in dat de motivering in de hem betekende beslissing zelf moet staan. De motiveringsplicht gaat echter verder dan de louter formele motivering en legt de nadruk op de kwaliteit van de motivering. Een goed gemotiveerde beslissing is een beslissing die de burger kan begrijpen. Het gebruik van standaardformules of te algemene formuleringen is bijgevolg ontoereikend. Een bondige motivering volstaat echter indien ze duidelijk is en op maat van de burger.
Gelijkheid
De overheid zorgt ervoor dat de burgers gelijk worden behandeld en schept geen onaanvaardbare verschillen tussen hen. Burgers die zich in dezelfde situatie bevinden, worden op dezelfde manier behandeld. De burgers die zich in verschillende situaties bevinden, krijgen een verschillende behandeling. De situatie wordt beoordeeld aan de hand van de voorgenomen maatregel. Er kan een verschil in behandeling tussen categorieën personen worden ingevoerd, mits dit gebaseerd is op een objectief criterium en redelijkerwijs gerechtvaardigd is gelet op het doel en de gevolgen van de gelaakte maatregel. De gelijkheid wordt niet geëerbiedigd indien er geen redelijke evenredigheid bestaat tussen de gebruikte middelen en het nagestreefde doel.
De overheid zorgt ervoor dat de burgers gelijk worden behandeld en schept geen onaanvaardbare verschillen tussen hen. Burgers die zich in dezelfde situatie bevinden, worden op dezelfde manier behandeld. De burgers die zich in verschillende situaties bevinden, krijgen een verschillende behandeling. De situatie wordt beoordeeld aan de hand van de voorgenomen maatregel. Er kan een verschil in behandeling tussen categorieën personen worden ingevoerd, mits dit gebaseerd is op een objectief criterium en redelijkerwijs gerechtvaardigd is gelet op het doel en de gevolgen van de gelaakte maatregel. De gelijkheid wordt niet geëerbiedigd indien er geen redelijke evenredigheid bestaat tussen de gebruikte middelen en het nagestreefde doel.
Onpartijdigheid
De administratie mag om geen enkele reden een voordeel toekennen aan de ene partij ten koste van de andere. Deze onpartijdigheid houdt in dat het dossier objectief wordt behandeld zonder persoonlijk belang of schijn van partijdigheid in hoofde van de behandelende ambtenaar. Wanneer de administratie een dossier behandelt, mag zij zich niet laten leiden door enige vorm van persoonlijk, familiaal of nationaal belang, door druk van buitenaf of door religieuze, politieke of filosofische overtuigingen. Niemand van de administratie mag betrokken zijn bij een beslissing waarbij hijzelf of een van zijn naasten belang heeft of lijkt te hebben. Deze onthoudingsplicht geldt eveneens wanneer tegen een beslissing beroep wordt ingesteld, indien een ambtenaar betrokken was bij het nemen van die beslissing ten gronde. De administratie moet vermijden dat haar beslissing wordt gestuurd door het feit dat één van de partijen nadeel kan ondervinden van de beslissing.
De administratie mag om geen enkele reden een voordeel toekennen aan de ene partij ten koste van de andere. Deze onpartijdigheid houdt in dat het dossier objectief wordt behandeld zonder persoonlijk belang of schijn van partijdigheid in hoofde van de behandelende ambtenaar. Wanneer de administratie een dossier behandelt, mag zij zich niet laten leiden door enige vorm van persoonlijk, familiaal of nationaal belang, door druk van buitenaf of door religieuze, politieke of filosofische overtuigingen. Niemand van de administratie mag betrokken zijn bij een beslissing waarbij hijzelf of een van zijn naasten belang heeft of lijkt te hebben. Deze onthoudingsplicht geldt eveneens wanneer tegen een beslissing beroep wordt ingesteld, indien een ambtenaar betrokken was bij het nemen van die beslissing ten gronde. De administratie moet vermijden dat haar beslissing wordt gestuurd door het feit dat één van de partijen nadeel kan ondervinden van de beslissing.
Rechtszekerheid
Rechtszekerheid houdt in dat de burgers in staat worden gesteld om het positief recht dat op hen van toepassing is, te kennen. De burgers moeten de rechtsgevolgen van hun handelingen en hun gedrag op voorhand kunnen inschatten. Zij moeten kunnen vertrouwen op een zekere standvastigheid van de regelgeving en van de administratieve praktijken. Om de rechtszekerheid te vrijwaren, moet de administratie zich inspannen om de burger binnen een redelijke termijn vertrouwd te maken met de regels die op hem van toepassing zijn Het rechtszekerheidsbeginsel houdt in dat van de burger niet mag worden verwacht dat hij rekening houdt met voorschriften die niet of laattijdig bekend zijn gemaakt, of met beslissingen met een individuele draagwijdte die hem niet werden meegedeeld. De rechtszekerheid verbiedt dat terugwerkende kracht wordt verleend aan wettelijke en reglementaire bepalingen. De rechtszekerheid garandeert een gelijke en onpartijdige behandeling, stelt grenzen aan de vrijheid van de administratie en sluit willekeur uit.
Rechtszekerheid houdt in dat de burgers in staat worden gesteld om het positief recht dat op hen van toepassing is, te kennen. De burgers moeten de rechtsgevolgen van hun handelingen en hun gedrag op voorhand kunnen inschatten. Zij moeten kunnen vertrouwen op een zekere standvastigheid van de regelgeving en van de administratieve praktijken. Om de rechtszekerheid te vrijwaren, moet de administratie zich inspannen om de burger binnen een redelijke termijn vertrouwd te maken met de regels die op hem van toepassing zijn Het rechtszekerheidsbeginsel houdt in dat van de burger niet mag worden verwacht dat hij rekening houdt met voorschriften die niet of laattijdig bekend zijn gemaakt, of met beslissingen met een individuele draagwijdte die hem niet werden meegedeeld. De rechtszekerheid verbiedt dat terugwerkende kracht wordt verleend aan wettelijke en reglementaire bepalingen. De rechtszekerheid garandeert een gelijke en onpartijdige behandeling, stelt grenzen aan de vrijheid van de administratie en sluit willekeur uit.
Vertrouwen
De administratie komt de gerechtvaardigde verwachtingen na die zij door haar vaste gedragslijn of eerdere toezeggingen of beslissingen bij de burger heeft gewekt. De gewekte verwachting moet gerechtvaardigd zijn. Behoudens uitzonderingen vloeit het vertrouwensbeginsel niet voort uit het stilzwijgen van de administratie.
De administratie komt de gerechtvaardigde verwachtingen na die zij door haar vaste gedragslijn of eerdere toezeggingen of beslissingen bij de burger heeft gewekt. De gewekte verwachting moet gerechtvaardigd zijn. Behoudens uitzonderingen vloeit het vertrouwensbeginsel niet voort uit het stilzwijgen van de administratie.
Toereikendheid en evenredigheid
De administratie vergewist zich ervan dat haar besluit passend, evenredig en rechtvaardig is.
Het redelijkheidsbeginsel is geschonden wanneer de administratie haar beoordelingsvrijheid op kennelijk onredelijke wijze heeft gebruikt. Van een kennelijk onredelijk besluit van de administratie kan worden gezegd, dat het afwijkt van het besluit dat een andere ambtenaar met dezelfde normale omzichtigheid en zorgvuldigheid in dezelfde omstandigheden zou hebben genomen.
Met het oog op de naleving van het evenredigheidsbeginsel zal een normaal zorgvuldige ambtenaar erop toezien dat de maatregel wordt genomen die het meest in overeenstemming is met zowel de belangen van de burger als de door de administratie nagestreefde doelstellingen van algemeen belang.
Indien de toepassing van een regel of een administratieve praktijk door de administratie leidt tot een situatie die onbillijk is voor de burger, moet de administratie alles in het werk stellen om deze grief te verhelpen, waarbij zij erop toeziet dat de gelijke behandeling wordt gehandhaafd en haar bevoegdheden niet worden overschreden.
De administratie vergewist zich ervan dat haar besluit passend, evenredig en rechtvaardig is.
Geschikte toegang
De administratie draagt zorg voor een optimale toegankelijkheid van haar diensten, kantoren en informatie door te streven naar passende openingstijden van de kantoren naar gelang van de behoeften van het betrokken publiek, telefonische bereikbaarheid en het gebruik van verschillende communicatiekanalen. Zij zet zich in om de burgers in een geschikte werkomgeving te ontvangen, de wachttijden te beperken en de begrijpelijkheid van besluiten en administratieve documenten en de toegang tot informatie over wetten en voorschriften te verbeteren. Zonder exhaustief te willen zijn, wordt ernaar gestreefd deze informatie te vereenvoudigen, zodat zij door zoveel mogelijk mensen kan worden begrepen. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de toegankelijkheid van kantoren voor personen met beperkte mobiliteit.
De administratie draagt zorg voor een optimale toegankelijkheid van haar diensten, kantoren en informatie door te streven naar passende openingstijden van de kantoren naar gelang van de behoeften van het betrokken publiek, telefonische bereikbaarheid en het gebruik van verschillende communicatiekanalen. Zij zet zich in om de burgers in een geschikte werkomgeving te ontvangen, de wachttijden te beperken en de begrijpelijkheid van besluiten en administratieve documenten en de toegang tot informatie over wetten en voorschriften te verbeteren. Zonder exhaustief te willen zijn, wordt ernaar gestreefd deze informatie te vereenvoudigen, zodat zij door zoveel mogelijk mensen kan worden begrepen. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de toegankelijkheid van kantoren voor personen met beperkte mobiliteit.
Hoffelijkheid
Tijdens het contact met de burger moet de ambtenaar ervoor zorgen dat hij de elementaire beleefdheidsregels die in onze maatschappij gangbaar zijn, naleeft. Zijn toon tijdens het gesprek en zijn houding moeten professioneel blijven, zodat er tussen hem en de burger een harmonieuze, respectvolle en menselijke verstandhouding blijft bestaan. Indien nodig vervult hij een educatieve rol en legt zijn gesprekspartner uit waarom hij niet op diens vraag kan ingaan. Tegelijkertijd probeert hij de burger te informeren over de bevoegde dienst. In alle omstandigheden is zijn taalgebruik verstaanbaar en begrijpelijk, neutraal en aangepast aan de situatie. Indien de administratie zich heeft vergist of niet heeft gehandeld naar de gerechtvaardigde verwachtingen van de burger, biedt zij haar excuses aan om het vertrouwen van de burger in de administratie te herstellen.
Tijdens het contact met de burger moet de ambtenaar ervoor zorgen dat hij de elementaire beleefdheidsregels die in onze maatschappij gangbaar zijn, naleeft. Zijn toon tijdens het gesprek en zijn houding moeten professioneel blijven, zodat er tussen hem en de burger een harmonieuze, respectvolle en menselijke verstandhouding blijft bestaan. Indien nodig vervult hij een educatieve rol en legt zijn gesprekspartner uit waarom hij niet op diens vraag kan ingaan. Tegelijkertijd probeert hij de burger te informeren over de bevoegde dienst. In alle omstandigheden is zijn taalgebruik verstaanbaar en begrijpelijk, neutraal en aangepast aan de situatie. Indien de administratie zich heeft vergist of niet heeft gehandeld naar de gerechtvaardigde verwachtingen van de burger, biedt zij haar excuses aan om het vertrouwen van de burger in de administratie te herstellen.
Actieve informatieverstrekking
De administratie moet doorzichtig handelen en uit eigen beweging het publiek zo duidelijk, objectief en uitgebreid mogelijk voorlichten binnen de grenzen die de wet stelt. Deze actieve informatieverstrekking kadert in de taak die de overheid heeft om de wettelijke regels en voorschriften, en de administratieve praktijken toegankelijker en begrijpelijker te maken voor een zo breed mogelijk publiek. Haar informatie moet correct, volledig, ondubbelzinnig, doeltreffend en actueel zijn. De administratie moet duidelijke en begrijpelijke taal hanteren. Haar communicatie moet doeltreffend zijn. Zij moet verschillende en adequate communicatiekanalen benutten om het grootst mogelijk aantal burgers te bereiken.
De administratie moet doorzichtig handelen en uit eigen beweging het publiek zo duidelijk, objectief en uitgebreid mogelijk voorlichten binnen de grenzen die de wet stelt. Deze actieve informatieverstrekking kadert in de taak die de overheid heeft om de wettelijke regels en voorschriften, en de administratieve praktijken toegankelijker en begrijpelijker te maken voor een zo breed mogelijk publiek. Haar informatie moet correct, volledig, ondubbelzinnig, doeltreffend en actueel zijn. De administratie moet duidelijke en begrijpelijke taal hanteren. Haar communicatie moet doeltreffend zijn. Zij moet verschillende en adequate communicatiekanalen benutten om het grootst mogelijk aantal burgers te bereiken.
Passieve informatieverstrekking
Wanneer de burger informatie vraagt, moet hij die krijgen, tenzij de wet daarop uitzonderingen heeft voorzien. De informatievraag kan zowel schriftelijk als mondeling worden gesteld en beantwoord. Wanneer de wet het toelaat, gebruikt de administratie bij voorkeur het communicatiemiddel en -kanaal dat de burger verkiest.
Wanneer de burger informatie vraagt, moet hij die krijgen, tenzij de wet daarop uitzonderingen heeft voorzien. De informatievraag kan zowel schriftelijk als mondeling worden gesteld en beantwoord. Wanneer de wet het toelaat, gebruikt de administratie bij voorkeur het communicatiemiddel en -kanaal dat de burger verkiest.
Zorgvuldigheid
Iedere administratie moet op zorgvuldige wijze handelen en beslissen.. Dit veronderstelt eerst en vooral dat de administratie voldoende informatie inwint om met kennis van zaken beslissingen te nemen. De administratie moet beschikken over alle juridische en feitelijke gegevens die voor de beslissing noodzakelijk zijn. Bij de totstandkoming van haar beslissing moet de administratie zich baseren op controleerbare feiten, rekening houden met de toepasselijke bepalingen en alle pertinente elementen van het dossier, en alles wat daaraan niet beantwoordt buiten beschouwing laten. Het voorzorgsbeginsel maakt integraal deel uit van de zorgvuldigheidsplicht.
Iedere administratie moet op zorgvuldige wijze handelen en beslissen.. Dit veronderstelt eerst en vooral dat de administratie voldoende informatie inwint om met kennis van zaken beslissingen te nemen. De administratie moet beschikken over alle juridische en feitelijke gegevens die voor de beslissing noodzakelijk zijn. Bij de totstandkoming van haar beslissing moet de administratie zich baseren op controleerbare feiten, rekening houden met de toepasselijke bepalingen en alle pertinente elementen van het dossier, en alles wat daaraan niet beantwoordt buiten beschouwing laten. Het voorzorgsbeginsel maakt integraal deel uit van de zorgvuldigheidsplicht.
Hoorplicht
Elke burger heeft het recht om zijn opmerkingen mondeling of schriftelijk te doen kennen wanneer hij zijn belangen moet vrijwaren, zelfs indien dit recht niet uitdrukkelijk in de wet is opgenomen of indien de wet de administratie niet oplegt om de burger te horen voordat zij haar beslissing neemt. Dit recht moet in elk stadium van de beslissingsprocedure kunnen worden uitgeoefend en ook - in alle redelijkheid - na de beslissing. Dit principe zorgt ervoor dat zowel de belangen van de burger als van de administratie worden gevrijwaard: de burger heeft de mogelijkheid om zijn argumenten naar voor te brengen en de administratie heeft de garantie dat zij met kennis van zaken een beslissing neemt.
Elke burger heeft het recht om zijn opmerkingen mondeling of schriftelijk te doen kennen wanneer hij zijn belangen moet vrijwaren, zelfs indien dit recht niet uitdrukkelijk in de wet is opgenomen of indien de wet de administratie niet oplegt om de burger te horen voordat zij haar beslissing neemt. Dit recht moet in elk stadium van de beslissingsprocedure kunnen worden uitgeoefend en ook - in alle redelijkheid - na de beslissing. Dit principe zorgt ervoor dat zowel de belangen van de burger als van de administratie worden gevrijwaard: de burger heeft de mogelijkheid om zijn argumenten naar voor te brengen en de administratie heeft de garantie dat zij met kennis van zaken een beslissing neemt.
Redelijke termijn
Elke vraag moet door de administratie binnen een redelijke termijn worden behandeld. De redelijke termijn wordt voor elk concreet geval beoordeeld: in functie van het spoedeisende karakter van de vraag, van haar complexiteit en van de mogelijk negatieve gevolgen die een laattijdig antwoord kan hebben voor de burger. De redelijke termijn houdt voor de administratie in bepaalde omstandigheden de verplichting in om haar beslissing te nemen binnen een termijn die korter is dan de maximumtermijn in de wet. Indien geen behandelingstermijn door de wet is voorgeschreven dan geldt het Charter voor een klantvriendelijke overheid als leidraad. Indien de administratie niet in staat is om een vraag te beantwoorden binnen drie weken, moet ze de belanghebbende een ontvangstmelding sturen waarin ze hem daarvan op de hoogte brengt en een antwoordtermijn vooropstelt. De administratie moet inspanningen leveren om binnen de vier maanden een beslissing te nemen. Voor een uitgesproken complex dossier bedraagt die termijn acht maanden.
Elke vraag moet door de administratie binnen een redelijke termijn worden behandeld. De redelijke termijn wordt voor elk concreet geval beoordeeld: in functie van het spoedeisende karakter van de vraag, van haar complexiteit en van de mogelijk negatieve gevolgen die een laattijdig antwoord kan hebben voor de burger. De redelijke termijn houdt voor de administratie in bepaalde omstandigheden de verplichting in om haar beslissing te nemen binnen een termijn die korter is dan de maximumtermijn in de wet. Indien geen behandelingstermijn door de wet is voorgeschreven dan geldt het Charter voor een klantvriendelijke overheid als leidraad. Indien de administratie niet in staat is om een vraag te beantwoorden binnen drie weken, moet ze de belanghebbende een ontvangstmelding sturen waarin ze hem daarvan op de hoogte brengt en een antwoordtermijn vooropstelt. De administratie moet inspanningen leveren om binnen de vier maanden een beslissing te nemen. Voor een uitgesproken complex dossier bedraagt die termijn acht maanden.
Efficiënte coördinatie
Overheidsdiensten moeten efficiënt samenwerken. Binnen eenzelfde overheidsdienst moet de communicatie vlot verlopen om een optimale uitwisseling van informatie te garanderen. De burger kan niet worden gevraagd informatie te verstrekken indien de administratie zelf over die informatie beschikt of gemakkelijk over de middelen zou kunnen beschikken om die zelf te verkrijgen. Wanneer verschillende overheidsdiensten moeten samenwerken, vereist een doeltreffende coördinatie harmonisatie van de procedures en een correcte en snelle uitwisseling van informatie. Wederzijdse toegang tot gegevensbanken, met inachtneming van de regels inzake de bescherming van het privé-leven, kan noodzakelijk zijn. Geen enkele dienst mag zich achter het stilzwijgen van een andere dienst verschuilen om zijn stilzwijgen te rechtvaardigen, en elke dienst moet alles in het werk stellen om de medewerking te verkrijgen van de dienst waarvan hij afhankelijk is voor de goede voortgang van het dossier.
Overheidsdiensten moeten efficiënt samenwerken. Binnen eenzelfde overheidsdienst moet de communicatie vlot verlopen om een optimale uitwisseling van informatie te garanderen. De burger kan niet worden gevraagd informatie te verstrekken indien de administratie zelf over die informatie beschikt of gemakkelijk over de middelen zou kunnen beschikken om die zelf te verkrijgen. Wanneer verschillende overheidsdiensten moeten samenwerken, vereist een doeltreffende coördinatie harmonisatie van de procedures en een correcte en snelle uitwisseling van informatie. Wederzijdse toegang tot gegevensbanken, met inachtneming van de regels inzake de bescherming van het privé-leven, kan noodzakelijk zijn. Geen enkele dienst mag zich achter het stilzwijgen van een andere dienst verschuilen om zijn stilzwijgen te rechtvaardigen, en elke dienst moet alles in het werk stellen om de medewerking te verkrijgen van de dienst waarvan hij afhankelijk is voor de goede voortgang van het dossier.